La copia conforme all'originale può essere richiesta anche da una persona diversa dall’interessato e in un Comune diverso da quello di residenza. La copia però può essere autenticata soltanto se ottenuta da un documento originale, pertanto non possono essere dichiarate autentiche le copie fatte da documenti diversi dall'originale (sarebbe una copia di altra copia). La copia autentica è valida come l’originale a tutti gli effetti di legge.
Nei casi in cui l’interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autenticata di un documento, l’autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell’originale.
La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà può essere utilizzata anche per attestare la conformità all’originale della copia di una pubblicazione, di un atto amministrativo o di documenti fiscali.